Qué calcula y qué le tienes que dar
El cálculo es sencillo; lo que lo hace defendible son los datos que lo acompañan. La calculadora pide:
- Distancia recorrida, en kilómetros. Ida y vuelta si procede, y coherente con el origen y el destino declarados — la distancia es el dato que un revisor puede comprobar en un mapa.
- Importe por kilómetro de tu empresa. El que fija vuestra política interna. La calculadora no lo rellena por ti: es una decisión de empresa, no un dato técnico.
- Fecha, origen, destino y motivo profesional. Los cuatro datos que convierten un número en un desplazamiento justificable. El motivo escrito por quien viajó, el día que viajó, vale más que cualquier reconstrucción posterior.
- Empleado y entidad o centro de coste. Quién viajó y a qué presupuesto pertenece el gasto — imprescindible si operáis con varias entidades.
- Peajes y aparcamiento, si los hubo, con su justificante. Van aparte del importe por kilómetro, no dentro.
Con eso, la calculadora muestra el total a reembolsar según tu política, el importe de referencia exento según la normativa vigente, y la diferencia entre ambos — y puedes exportar el desglose en CSV para adjuntarlo al gasto.
Política interna y tratamiento fiscal: dos preguntas distintas
La empresa decide cuánto reembolsa; la normativa decide qué parte de ese reembolso queda exceptuada de gravamen. Mezclar las dos preguntas es el error más caro de esta categoría de gasto.
Para el mercado español, la referencia es concreta. La Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, revisó las cuantías de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el IRPF: queda exceptuada de gravamen la cantidad que resulte de multiplicar 0,26 euros por el número de kilómetros recorridos, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. La orden entró en vigor el día de su publicación en el BOE, el 17 de julio de 2023.
La Agencia Tributaria añade las condiciones que importan en la práctica: la excepción se aplica a desplazamientos fuera de la fábrica, taller, oficina o centro de trabajo para realizar el trabajo en lugar distinto; exige justificar la realidad del desplazamiento; y el exceso sobre los límites señalados está plenamente sujeto a gravamen como rendimiento del trabajo.
Tres consecuencias operativas:
Tu empresa puede pagar más de 0,26 €/km
La política interna es libre; simplemente, el exceso sobre la cuantía exceptuada tiene tratamiento fiscal como rendimiento del trabajo, y nómina tiene que saberlo.
Tu empresa puede pagar menos
El importe fiscal es un techo de exención, no una obligación de pago — cuánto se reembolsa es una decisión de política de empresa o, en su caso, de convenio.
Sin justificación no hay excepción
El importe exento presupone acreditar la realidad del desplazamiento: fecha, origen, destino y motivo no son burocracia, son la condición.
Esta página describe el marco general; el tratamiento concreto en tu caso — convenios, pagos a tanto alzado, situaciones especiales — es una cuestión para vuestro asesor fiscal.
Los datos que debe llevar cada gasto de kilometraje
| Dato | Por qué lo necesita finanzas |
|---|---|
| Empleado | Quién se desplazó — y quién no debe aprobar su propio gasto |
| Fecha | Sitúa el gasto en su periodo y permite el control de plazos de presentación |
| Origen y destino | Hacen la distancia comprobable y la realidad del desplazamiento acreditable |
| Motivo profesional | La frase que justifica que el coste es de la empresa — escrita al presentar, no al cerrar el mes |
| Distancia | La base del cálculo; coherente con origen y destino |
| Importe por kilómetro aplicado | La política vigente en la fecha del gasto, no la actual |
| Cálculo total | Distancia × importe, más peajes y aparcamiento justificados, cada uno visible |
| Entidad o centro de coste | A qué presupuesto y a qué contabilidad pertenece el gasto |
| Aprobación | Quién lo aprobó, cuándo y bajo qué regla |
La fila que más discusiones ahorra es la del importe aplicado: si la política cambia — como la propia referencia fiscal cambió en julio de 2023 —, los gastos anteriores deben conservar el importe que estaba en vigor cuando se generaron. Un histórico recalculado con la tarifa nueva es un histórico que ya no cuadra con lo que se pagó.
Cómo fijar el importe interno de tu empresa
Sin recomendar ninguna cifra — es una decisión de cada empresa —, tres criterios ayudan a fijarla bien:
Decide con referencia al marco fiscal, no de espaldas a él
Pagar exactamente la cuantía exceptuada simplifica la nómina; pagar más es legítimo y crea una parte sujeta a gravamen que hay que tratar como tal; pagar menos desplaza coste al empleado. Las tres opciones son válidas — lo que no funciona es no saber cuál habéis elegido.
Escribe el importe, su fecha de efecto y su fuente en la política de gastos
«Se reembolsa a X €/km desde el 1 de enero» responde por adelantado la pregunta que da nombre a esta página.
Revísalo cuando cambie la normativa o el coste real
La referencia fiscal se revisó en 2023 tras años sin cambios; una política que nadie revisa termina pagando una cifra que ya no significa nada.
Del cálculo suelto al control de gastos
Una calculadora resuelve un gasto; no resuelve el proceso. El kilometraje bien gestionado se comporta como cualquier otro gasto de empresa: se presenta con sus datos completos, se comprueba contra la política, lo aprueba quien tiene autoridad sobre ese presupuesto, se paga lo aprobado y queda un historial que finanzas puede enseñar a un revisor.
Eso es lo que aporta un software de control de gastos frente a la hoja de cálculo: los justificantes quedan adjuntos al gasto, las reglas de la política se comprueban al presentar y no al cerrar el mes, la aprobación queda registrada con identidad y fecha, las excepciones se documentan y el conjunto se exporta a contabilidad con su rastro completo. En Clara Global, los justificantes y el historial de aprobación viajan adjuntos a cada gasto, las reglas de aprobación que define tu equipo de finanzas se evalúan sobre el propio gasto, y el resultado es un informe de reembolso listo para pagar que tu equipo ejecuta a través de su propio banco — Clara Global no ejecuta las transferencias.
El kilometraje es, además, el mejor punto de entrada para ordenar todo lo demás: es el gasto más frecuente, el más sensible para quien lo cobra y el que mejor revela si vuestra política está escrita de verdad o vive en la memoria de alguien.
Errores frecuentes con el kilometraje
- Reembolsar sin origen, destino y motivo. El importe puede ser correcto y el gasto injustificable: la excepción fiscal presupone acreditar la realidad del desplazamiento.
- Meter peajes y aparcamiento dentro de la tarifa por kilómetro. Van aparte y con justificante; mezclados, ni la exención ni la conciliación salen bien.
- Aplicar la tarifa nueva a desplazamientos antiguos. Cada gasto conserva el importe vigente en su fecha.
- Tratar el exceso sobre la cuantía exceptuada como si no existiera. Si la política paga por encima de la referencia, esa parte tiene tratamiento fiscal propio y nómina debe recibirla identificada.
- Dejar el kilometraje fuera del flujo de aprobación. Un gasto que se paga «porque siempre se paga» es exactamente el patrón que un revisor muestrea primero.