Aviso de Privacidad Integral de Clara Global

1. En qué calidad trata Clara sus datos

Clara actúa como responsable de los datos que trata para sus propios fines: crear y administrar las cuentas, prestar y cobrar el Servicio, dar soporte, proteger la plataforma, cumplir sus obligaciones legales y, con su consentimiento, medir sus canales de adquisición y mejorar el producto.

La información que la empresa que contrata Clara Global (el “Cliente”) y sus Usuarios registran para gestionar reembolsos (Solicitudes de Reembolso, montos, Documentación Soporte, datos bancarios y fiscales de los Usuarios y decisiones de aprobación) se trata por cuenta del Cliente y conforme a sus instrucciones, ya que es el Cliente quien decide qué gastos reembolsa y quien mantiene la relación laboral o contractual con sus Usuarios. Respecto de esa información, Clara actúa como encargado del Cliente. Si usted es Usuario, le recomendamos consultar también el aviso de privacidad de la empresa con la que colabora.

2. Datos personales que recabamos

2.1 Datos de registro y de cuenta

Nombre, correo electrónico empresarial, empresa y entidades a las que pertenece, rol y permisos dentro de Clara Global, y Medios de Autenticación, los cuales se almacenan cifrados.

2.2 Datos de las Solicitudes de Reembolso

Monto, moneda, fecha, comercio, concepto, categoría, comentarios, historial de revisión y aprobación, y la Documentación Soporte (facturas, recibos, tickets u otros comprobantes). Estos documentos pueden contener datos de terceros que no son Usuarios, como el nombre de un comercio o de un proveedor.

2.3 Datos bancarios y fiscales de los Usuarios

Número de cuenta o CLABE, institución bancaria y RFC, necesarios para que el Cliente genere el Reporte de Pagos y realice los reembolsos por sus propios medios, fuera de Clara Global.

2.4 Datos de facturación y pago del Plan

Nombre de la empresa, correo electrónico de facturación, datos fiscales necesarios para emitir comprobantes fiscales, marca y últimos cuatro dígitos de la tarjeta, estado y fechas de la suscripción, la información sobre devoluciones, disputas o contracargos relacionados con sus pagos y, si lo proporciona, el motivo de cancelación. Clara no recibe ni almacena el número completo de la tarjeta ni su código de seguridad: esos datos se capturan directamente en el formulario de pago de Stripe.

2.5 Datos de soporte

Las comunicaciones que usted mantenga con el área de Soporte al Cliente.

2.6 Datos técnicos y de uso

Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, sistema operativo, fechas y horas de acceso, páginas visitadas, acciones dentro de la plataforma y registros de errores. También grabaciones de su sesión en Clara Global y los identificadores de las cookies descritas en la sección 9.

2.7 Datos personales sensibles

Clara no solicita datos personales sensibles. Sin embargo, la Documentación Soporte podría contenerlos de forma incidental; por ejemplo, un recibo de gastos médicos. Le recomendamos cargar solo la información necesaria para justificar el gasto. Si un documento contiene datos sensibles, Clara los tratará únicamente como parte de ese documento, por cuenta del Cliente y con las medidas de seguridad descritas en este Aviso.

2.8 Demostración pública

La información que cargue en la demostración pública de Clara Global, que opera con datos ficticios, se descarta y no se conserva.

3. Finalidades del tratamiento

3.1 Finalidades necesarias para el Servicio

• a)Crear, verificar y administrar su cuenta y la de su empresa, y controlar el acceso a Clara Global.
• b)Prestar el Servicio: registrar, revisar, aprobar, rechazar y dar seguimiento a las Solicitudes de Reembolso conforme a los flujos que configure el Cliente, y generar el Reporte de Pagos.
• c)Extraer información de la Documentación Soporte (OCR), sugerir categorías y evaluar gastos frente a las políticas del Cliente mediante funcionalidades de inteligencia artificial, conforme a la sección 6.
• d)Contratar, cobrar, renovar y cancelar los Planes de pago, administrar cortesías y pagos rechazados, y emitir los comprobantes fiscales que correspondan.
• e)Enviar a los Administradores comunicaciones operativas sobre la cuenta, el Plan, los cobros, los pagos rechazados, las Cortesías y el estado del Servicio. Por su naturaleza, estas comunicaciones no pueden desactivarse.
• f)Atender solicitudes de soporte, quejas y aclaraciones.
• g)Proteger la seguridad de Clara Global, prevenir fraudes y usos indebidos, y diagnosticar y corregir errores.
• h)Cumplir obligaciones legales, fiscales y regulatorias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
• i)Reconocer, ejercer o defender los derechos de Clara en procesos judiciales o administrativos.

3.2 Finalidades secundarias

Las siguientes finalidades no son necesarias para prestarle el Servicio, pero nos permiten mejorarlo:

• •Medir qué canales (búsqueda orgánica, campañas de pago, redes sociales, referidos) atraen a las personas que se registran y usan Clara Global, y analizar el recorrido desde la primera visita hasta el uso del Servicio.
• •Analizar el uso de la plataforma, incluidas grabaciones de sesión, para mejorar el producto y la experiencia de uso.
• •Enviarle información comercial, novedades, promociones y encuestas sobre Clara Global y otros productos de Clara.

Los datos que se usan para las finalidades a) y b) se consultan internamente con fines estadísticos, no se muestran a otros usuarios y no se utilizan para tomar decisiones sobre usted.

Usted puede negarse a estas finalidades en cualquier momento: para las finalidades a) y b), bloqueando o eliminando las cookies de analítica y de marketing desde la configuración de su navegador o mediante un bloqueador de contenido (ver sección 9); para la finalidad c), mediante el enlace para dejar de recibir comunicaciones incluido en cada correo o escribiendo a [email protected]. Negarse no será motivo para negarle el Servicio.

4. Con quién compartimos sus datos

4.1 Proveedores que tratan datos por cuenta de Clara

Clara comparte datos con proveedores que los tratan por su cuenta, solo para prestar sus servicios a Clara y con obligaciones de confidencialidad y seguridad. Estas remisiones no requieren su consentimiento:

• •Proveedores de infraestructura en la nube y alojamiento.
• •Proveedores de modelos de inteligencia artificial, para las funcionalidades descritas en la sección 6.
• •Stripe, para procesar los pagos de los Planes y administrar la suscripción.
• •HubSpot, para administrar la relación comercial. Recibe su correo electrónico, los parámetros de campaña y el identificador de clic de Google Ads del enlace por el que llegó, la página de entrada y el identificador de visitante de su propia cookie (hubspotutk). No recibe el sitio de origen ni el identificador de Google Analytics.
• •Google (Google Analytics y Google Ads) y LogRocket, para analítica de uso, medición de campañas publicitarias y grabación de sesiones.
• •Proveedor de envío de correos electrónicos.
• •Proveedor autorizado de certificación de comprobantes fiscales.

Varios de estos proveedores se ubican fuera de México, principalmente en los Estados Unidos de América, por lo que sus datos pueden tratarse en otros países con las mismas protecciones previstas en este Aviso.

4.2 Transferencias

Clara podrá transferir sus datos sin requerir su consentimiento, en los supuestos que permite la ley:

• •Al Cliente con el que usted colabora, respecto de la información de su cuenta y de su uso de Clara Global, por ser necesario para la relación jurídica entre usted, el Cliente y Clara.
• •A sociedades controladoras, subsidiarias o afiliadas de Clara que operan bajo políticas internas equivalentes, para fines de administración, soporte y cumplimiento.
• •A autoridades competentes, cuando lo exija la ley o un requerimiento debidamente fundado y motivado.
• •Cuando sea necesario para reconocer, ejercer o defender un derecho en un proceso judicial.

Clara no realiza transferencias que requieran su consentimiento. Si en el futuro fuera necesario, se lo solicitará previamente.

5. Tratamiento por cuenta del Cliente

Respecto de la información descrita en el segundo párrafo de la sección 1, Clara solo la trata para prestar el Servicio al Cliente y conforme a sus instrucciones, no la utiliza para fines propios distintos de los previstos en este Aviso y aplica las mismas medidas de seguridad. Si usted ejerce sus derechos respecto de esa información ante Clara, Clara hará llegar su solicitud al Cliente y lo apoyará para atenderla.

6. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Clara Global utiliza modelos de inteligencia artificial operados por terceros para extraer información de la Documentación Soporte, sugerir categorías, evaluar gastos frente a las políticas del Cliente y generar textos o análisis. Para ello, se transmite a esos proveedores la información necesaria: montos, comercios, descripciones, políticas de gasto del Cliente y, en su caso, la Documentación Soporte.

Los resultados de estas funcionalidades son sugerencias y no deciden por sí mismos si una Solicitud de Reembolso se aprueba, se rechaza o se paga. Las únicas decisiones automáticas que cambian el estatus de una solicitud son las reglas de aprobación o rechazo que el propio Cliente configura, las cuales no dependen de inteligencia artificial. Si considera que una decisión le afecta, puede pedir su revisión al Cliente.

7. Sus derechos

7.1 Derechos ARCO

Usted tiene derecho a conocer qué datos personales tenemos y para qué los usamos (acceso), a pedir que los corrijamos si son inexactos o están incompletos (rectificación), a pedir que los eliminemos (cancelación) y a oponerse a su uso para fines específicos (oposición).

Para ejercerlos, envíe su solicitud a [email protected] con la siguiente información:

• •Su nombre y un correo electrónico para recibir la respuesta.
• •Documento que acredite su identidad o, en su caso, la de su representante y sus facultades.
• •Descripción clara de los datos y del derecho que desea ejercer.
• •Cualquier elemento que facilite localizar sus datos y, si solicita una rectificación, la documentación que la sustente.

Clara le responderá dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la recepción de su solicitud y, si resulta procedente, la hará efectiva dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la respuesta. Estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen, lo cual se le informará.

7.2 Revocación del consentimiento

Puede revocar su consentimiento por el mismo medio. Tenga en cuenta que en algunos casos no podremos atender su solicitud de forma inmediata, por ejemplo, cuando debamos conservar ciertos datos para cumplir una obligación legal. Si revoca el consentimiento para datos necesarios para el Servicio, es posible que no podamos seguir prestándoselo. El consentimiento para cookies de analítica y de marketing se retira directamente en las preferencias de cookies, conforme a la sección 9.

7.3 Limitación del uso o divulgación

Además de lo anterior, puede limitar el uso de sus datos bloqueando cookies desde su navegador (sección 9), mediante el enlace para dejar de recibir comunicaciones comerciales incluido en cada correo o escribiendo a [email protected]. Las comunicaciones operativas a que se refiere el inciso e) de la sección 3.1 no pueden limitarse por estos medios, ya que son necesarias para prestar el Servicio.

8. Conservación

• •Datos de cuenta y del Servicio: mientras la cuenta esté activa. Al eliminarse la cuenta, se eliminan, salvo los que deban conservarse para cumplir obligaciones legales, como la información fiscal y de facturación, que se bloquean durante los plazos que establece la legislación aplicable y después se suprimen.
• •Datos de atribución: mientras exista la cuenta, salvo aquella información que deba conservarse por disposición legal.
• •Cookie de atribución (clara_attribution): treinta (30) días desde que se coloca.
• •Demostración pública: no se conserva información.

9. Cookies y tecnologías similares

Clara Global utiliza cookies propias y de terceros desde su primera visita, sin solicitar su consentimiento previo mediante un banner. Puede bloquearlas o eliminarlas en cualquier momento desde la configuración de su navegador o con un bloqueador de contenido.

La cookie clara_attribution nunca guarda direcciones completas, búsquedas ni tokens. Puede bloquear o eliminar cualquiera de estas cookies desde la configuración de su navegador, y un bloqueador de contenido impide por completo la carga de los scripts de analítica, publicidad y CRM; Clara Global seguirá funcionando, salvo que bloquee las cookies necesarias. Si desea que eliminemos los datos de atribución asociados a su cuenta, escriba a [email protected].

10. Seguridad

Clara aplica medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger sus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, entre ellas el cifrado de los Medios de Autenticación, el control de acceso por roles y la exclusión de los datos de atribución de los registros técnicos. Los datos completos de la tarjeta los procesa y resguarda Stripe bajo sus certificaciones de seguridad de pagos.

El Reporte de Pagos que descarga el Cliente contiene datos bancarios y fiscales de los Usuarios y sale de Clara Global al descargarse. Su resguardo corresponde al Cliente.

11. Usuarios en otros países

Si utiliza Clara Global desde fuera de México, sus datos serán tratados en México y en los países donde se ubican los proveedores señalados en la sección 4. Si la legislación de su país le reconoce derechos adicionales, puede ejercerlos por los medios previstos en este Aviso.

12. Menores de edad

Clara Global es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de edad. Clara no recaba intencionalmente datos de menores.

13. Cambios al Aviso de Privacidad

Clara podrá modificar este Aviso por cambios legales, en el Servicio o en sus prácticas de privacidad. La versión vigente estará siempre disponible en https://global.clara.com/privacy. Si el cambio es relevante, se lo informaremos por correo electrónico o dentro de Clara Global antes de que surta efectos y, cuando la ley lo exija, le pediremos de nuevo su consentimiento.

14. Contacto y autoridad

Para cualquier duda sobre este Aviso o el tratamiento de sus datos, escriba a [email protected].

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de particulares.