Qué genera y qué te pide
El borrador sale en Markdown, con diez secciones numeradas, listo para pegar en el documento interno que ya uses. Para armarlo, el generador te pide nueve decisiones:
- País. Fija la moneda de cada importe del borrador y el vocabulario de los ejemplos. No fija ningún tope ni plazo.
- Nombre de la empresa y aprobador por defecto. El aprobador va como rol, nunca como nombre propio: una política que nombra a una persona caduca el día que esa persona cambia de puesto.
- Categorías reembolsables y gastos excluidos. Las exclusiones explícitas evitan la mitad de las discusiones. Escribir «multas» una vez ahorra escribirlo en cada rechazo.
- Tipo de comprobante que acepta tu empresa. El campo trae un ejemplo del vocabulario de cada país, pero el ejemplo es vocabulario, no regla: qué documento hace deducible el gasto lo decide la norma vigente.
- Umbral de comprobante obligatorio y tope mensual por persona. Los dos en la moneda del país elegido, y los dos tuyos.
- Plazo de rendición y ciclo de pago, en días. El plazo se calcula hacia atrás desde tu cierre de mes; el ciclo describe las corridas de pago que tu equipo ya hace.
- Dueño de las excepciones. También un rol. Si nadie es dueño de las excepciones, todas terminan aprobándose.
El generador no guarda nada entre visitas: si cerrás la pestaña, el borrador se pierde. Descargalo o copialo antes de salir.
Las diez secciones y para qué sirve cada una
El orden no es decorativo. Las primeras tres secciones definen el alcance, las tres del medio son las que un empleado consulta de verdad, y las últimas cuatro son las que un auditor busca primero.
| Sección | Qué define | Qué pasa si falta |
|---|---|---|
| 1. Objeto y alcance | A qué entidades y a qué personas aplica, y desde cuándo | Cada entidad nueva hereda una política que nadie confirmó que le sirva |
| 2. Gastos reembolsables | Las categorías que se pagan | Se decide caso por caso, y cada decisión sienta un precedente que nadie registró |
| 3. Gastos excluidos | Lo que explícitamente no se paga | El rechazo parece arbitrario porque la regla no estaba escrita antes del gasto |
| 4. Comprobantes y evidencia | Qué documento hace falta y desde qué importe | Llegan gastos sin respaldo y la discusión ocurre después de que la persona ya pagó |
| 5. Moneda extranjera | Qué tipo de cambio se aplica y de qué fecha | El importe cambia entre la aprobación y el pago, y nadie sabe explicar la diferencia |
| 6. Topes y gasto acumulado | Cuánto por vez y cuánto por mes | Un tope por gasto se respeta, pero el acumulado del mes se desborda sin que salte nada |
| 7. Plazo de rendición | Cuántos días hay para presentar | Aparecen gastos de hace meses en pleno cierre |
| 8. Autoridad de aprobación | Quién aprueba y a partir de qué importe aprueba otro | Todo pasa por la misma persona, que es el cuello de botella y el único punto de control |
| 9. Excepciones | Quién puede saltarse la regla y cómo queda registrado | Las excepciones no se distinguen de los errores |
| 10. Conservación | Cuánto tiempo se guarda el comprobante y el historial | La documentación existe hasta que alguien la necesita |
Por qué el borrador no trae ningún tope
Casi todas las plantillas de política de gastos que circulan traen números puestos: un umbral de comprobante, un tope de comida, una tarifa de kilometraje. Es lo que las hace cómodas de usar y también lo que las vuelve peligrosas, porque esos números vienen de otro país, de otro año o de ningún lado, y una vez pegados en el documento interno nadie vuelve a preguntar de dónde salieron.
Esta herramienta hace lo contrario. Donde haría falta un importe, un plazo legal o una tarifa, emite un marcador visible con la instrucción de qué buscar:
- [revisar: fijá el umbral de comprobante en ARS a partir de tus propios datos de gastos, por entidad]
- [revisar: completá con la norma vigente de tu país y citá la fuente oficial y su fecha]
- [revisar: nombrá los topes legales aplicables y su fuente oficial]
Un marcador sin resolver se ve en el documento y molesta, que es exactamente lo que tiene que hacer. Un número inventado no se ve y no molesta hasta la primera fiscalización.
Dos de los números que más se copian de una plantilla ajena son el umbral de comprobante y el tope por categoría. Ninguno de los dos es un dato técnico: el umbral sale de tus propios gastos — el importe por debajo del cual revisar comprobantes cuesta más de lo que protege — y el tope por categoría es una decisión de presupuesto.
La cláusula que más se olvida: gastos en moneda extranjera
Casi ninguna política interna dice a qué tipo de cambio se convierte un gasto pagado en otra moneda. Mientras el equipo viaja poco, no se nota. En cuanto hay personas cobrando reintegros en dólares, euros o reales, la falta de esa cláusula produce la misma discusión todos los meses: la persona presentó un gasto por un importe, finanzas lo pagó por otro, y los dos tienen razón porque nadie fijó la fecha del tipo de cambio.
Hay tres fechas posibles y solo una defendible. El tipo de cambio del día en que se presentó el gasto premia a quien tarda en rendir. El del día en que se paga traslada a la persona una variación que no controla. El de la fecha de la transacción es el único que se corresponde con lo que efectivamente ocurrió, y es el único que un comprobante respalda.
Fijá la fecha, no solo la fuente
Escribir «se usa el tipo de cambio oficial» no alcanza: el tipo de cambio oficial de una moneda tiene un valor distinto cada día. La cláusula tiene que nombrar la fecha de la transacción.
Nombrá quién fija la fuente
Una fuente sin responsable se cambia en silencio. Que la política diga qué área la elige y cada cuánto se revisa.
Decidí qué pasa cuando no hay tipo de cambio publicado
Para monedas poco líquidas o para fechas sin publicación, la política tiene que decir si el gasto se frena o si avanza en su moneda original y se convierte al transferir. Frenarlo es la opción que más reintegros atrasa.
Congelá el importe convertido al presentar
Si el importe se recalcula en cada pantalla, la aprobación deja de significar algo: quien aprobó un importe no aprobó el que se termina pagando.
De la política escrita a las reglas que se aplican solas
Una política publicada y no aplicada es peor que no tener ninguna, porque crea la expectativa de un control que no existe. El salto que importa no es escribir el documento, es que cada regla del documento tenga un equivalente que se ejecute sin que nadie se acuerde de ella.
La prueba es simple: tomá las secciones 4, 6 y 8 del borrador que acabás de generar — comprobante obligatorio, tope acumulado y autoridad de aprobación — y preguntate qué pasa hoy en tu sistema cuando alguien las incumple. Si la respuesta es «lo ve el aprobador si se fija», la regla todavía no está aplicada.
Conviene decir también lo que no hace, porque afecta a cómo se escriben dos secciones de la política. Clara Global no ejecuta pagos ni emite tarjetas: produce un reporte de pago en un libro Excel agrupado por moneda y cuenta destino, y la transferencia la hace tu equipo desde el banco de siempre. Y no maneja anticipos, viáticos adelantados ni caja chica, así que si tu empresa entrega fondos por adelantado, esa parte de la política vive fuera del sistema.
Antes de publicarla: dónde confirmar la norma de tu país
El borrador es un documento interno y las decisiones que contiene son tuyas, pero tres de sus secciones tocan norma: qué comprobante respalda el gasto, qué parte del reintegro puede ser materia gravada para la persona, y cuánto tiempo hay que conservar la documentación. Esas tres se confirman con la fuente oficial del país y, cuando el importe es relevante, con un contador local.
| País | Organismo fiscal | Vocabulario del país |
|---|---|---|
| Argentina | ARCA (ex AFIP) | reintegro de gastos, comprobante, viáticos, Ganancias |
| Chile | SII, y la Dirección del Trabajo para lo laboral | rendición, boleta, asignación |
| Perú | SUNAT | planilla de movilidad, sustento, comprobante de pago |
| Panamá | DGI | gastos deducibles, viáticos, factura fiscal |
| Uruguay | DGI, y BPS para la materia gravada | rendición de cuentas, partida, IRPF |
Las guías por país de esta misma superficie desarrollan cada uno de esos tres puntos con la norma citada y su fecha de consulta. Si operás en varios de estos países, la política puede ser una sola con un anexo por país: es más fácil de mantener que cinco documentos que se desincronizan.