Términos y Condiciones Servicio Reembolsos

1. Definiciones

Administrador o Company Owner. Representante legal del Cliente, designado dentro de Clara Global como controlador de la Cuenta Clara del Cliente.

Aviso de Privacidad. Documento publicado por Clara en https://www.clara.cc/hubfs/privacy_policy.pdf, puesto a disposición del Cliente, Administrador y Usuarios, previo al tratamiento de sus datos personales, con el objeto de informarles los propósitos del tratamiento de los mismos a partir del momento en que sean recabados por Clara.

Clara. CF Tech, S.A. de C.V. SOFOM ENR.

Clara Global. Plataforma tecnológica de Clara, accesible a través de la página web https://global.clara.com/, mediante la cual el Cliente podrá registrarse, acceder, usar y administrar el Servicio de gestión de Solicitudes de Reembolso ofrecido por Clara.

Cliente. Aquella persona que hace uso de los Servicios.

Cuenta Clara. Cuenta que el Cliente crea mediante su registro con una dirección de correo electrónico en la Página Web y/o en Clara Global, para acceder y utilizar el Servicio.

Documentación Soporte. Facturas, recibos, comprobantes o cualquier otro documento que el Usuario adjunte a una Solicitud de Reembolso conforme a las políticas internas del Cliente.

Firma Electrónica. La manifestación de voluntad del Cliente y/o Usuario expresada por medios electrónicos —incluyendo la aceptación de los presentes Términos y Condiciones y el uso de sus Medios de Autenticación— que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y es admisible como prueba.

Medios de Autenticación. Aquellos datos, contraseñas o mecanismos solicitados por Clara Global al Cliente, Administradores y/o Usuarios para conceder acceso a los recursos de la misma.

Página Web. Portal en línea al que se puede acceder a través de la dirección https://global.clara.com/.

Proveedor Tecnológico. Tercero proveedor de infraestructura tecnológica y/o de procesamiento utilizado por Clara para habilitar, alojar y operar el Servicio.

Solicitud de Reembolso. Registro que el Usuario realiza en Clara Global para solicitar al Cliente el reembolso de un gasto efectuado con recursos propios en relación con las actividades de la empresa, al cual adjunta la Documentación Soporte correspondiente.

Servicios. Solución tecnológica (SaaS) para la administración, control, documentación y seguimiento de Solicitudes de Reembolso, prestada a través de Clara Global.

Términos y Condiciones. A los presentes Términos y Condiciones.

Usuarios. Cualquier empleado, colaborador, directivo, representante legal o persona autorizada y relacionada jurídicamente con el Cliente o con alguna Sociedad Afiliada o Subsidiaria que haga uso de Clara Global bajo el amparo de los servicios contratados por el Cliente, incluyendo el registro de Solicitudes de Reembolso.

2. Clara Global

Clara pone a disposición del Cliente, sus Administradores y/o Usuarios, Clara Global como el canal de acceso al Servicio que ofrece Clara, a través del cual el Cliente podrá administrar, controlar y dar seguimiento a las Solicitudes de Reembolso registradas por sus Usuarios.

3. Servicios

Clara ofrece, a través de Clara Global, una solución tecnológica para la administración y control de Solicitudes de Reembolso de gastos corporativos. El Servicio funciona de la siguiente manera:

• 1.Un empleado, colaborador o usuario autorizado del Cliente realiza un gasto relacionado con las actividades de la empresa utilizando sus propios recursos.
• 2.Posteriormente, dicho Usuario registra en Clara Global una Solicitud de Reembolso, adjuntando la Documentación Soporte correspondiente (facturas, recibos, comprobantes o cualquier otro documento requerido por el Cliente).
• 3.Clara Global permite al Cliente administrar, revisar, aprobar, rechazar, documentar, controlar y dar seguimiento a dichas Solicitudes de Reembolso mediante flujos internos de autorización definidos por el propio Cliente.
• 4.Clara no realiza pagos, transferencias, dispersión de recursos, procesamiento de pagos, movimientos de dinero ni ninguna otra operación financiera.
• 5.Clara tampoco participa en la decisión de aprobar o rechazar los gastos, ni valida la legitimidad, necesidad, razonabilidad, procedencia o deducibilidad de los gastos reportados por los Usuarios.
• 6.La relación económica derivada del eventual reembolso existe exclusivamente entre el Cliente y sus empleados o colaboradores. Cualquier pago o devolución de recursos que el Cliente decida realizar se efectúa por fuera de Clara Global y bajo la exclusiva responsabilidad del Cliente.
• 7.Clara actúa únicamente como proveedor de una plataforma tecnológica para la gestión documental, administrativa y operativa de las Solicitudes de Reembolso.

A través de Clara Global, el Cliente podrá acceder a las siguientes funcionalidades:

• 1.Registro, administración y seguimiento de Solicitudes de Reembolso a través de la interfaz de Clara Global.
• 2.Creación y alta de Usuarios del Cliente dentro de Clara Global.
• 3.Carga y resguardo de la Documentación Soporte asociada a cada Solicitud de Reembolso.
• 4.Configuración de flujos internos de revisión, aprobación o rechazo de Solicitudes de Reembolso por parte del Cliente.
• 5.Consulta del historial, estatus y detalle de las Solicitudes de Reembolso registradas.
• 6.Contacto con el área de Soporte al Cliente.
• 7.Cualesquiera otras funcionalidades que Clara añada o habilite en el transcurso del tiempo.

Clara se limita a proporcionar una herramienta tecnológica para la gestión documental, administrativa y operativa de las Solicitudes de Reembolso. Clara no presta ningún servicio financiero, bancario, de pagos, de transmisión de dinero, de procesamiento de pagos, de depósito de dinero, ni ninguna otra operación o actividad reservada a instituciones o entidades financieras. Clara no ejecuta, retiene, dispersa ni procesa pagos, transferencias o recursos, y no interviene en la relación económica de reembolso entre el Cliente y sus Usuarios. Los Servicios disponibles a través de Clara Global se limitan exclusivamente a los descritos en los presentes Términos y Condiciones.

4. Cargos y Comisiones

Clara no cobrará al Cliente comisión por el Servicio aquí descrito. Las contraprestaciones que, en su caso, correspondan por el uso del Servicio se regirán por lo establecido en los Términos y Condiciones.

Tasas de conversión. Clara Global podrá mostrar tasas de cambio y montos convertidos con fines meramente informativos. Dichas tasas son proporcionadas por terceros, por lo que Clara no garantiza su exactitud ni vigencia y no presta servicios de cambio de divisas. El Cliente es responsable de verificar los importes y de determinar el monto del reembolso.

5. Responsabilidades del Cliente

El Cliente reconoce y acepta que la correcta captura y la veracidad de la información relacionada con cada Solicitud de Reembolso, incluyendo de manera enunciativa más no limitativa montos, conceptos, fechas y la Documentación Soporte adjunta, son responsabilidad exclusiva del Cliente y de sus Usuarios. Clara no valida la exactitud, vigencia, suficiencia, legitimidad, necesidad, razonabilidad, procedencia o deducibilidad de la información o de los gastos registrados por los Usuarios.

6. Aprobación y Reembolso de las Solicitudes

La revisión, aprobación o rechazo de cada Solicitud de Reembolso, así como la decisión de efectuar el reembolso correspondiente y el medio para realizarlo, son responsabilidad exclusiva del Cliente y se determinan conforme a sus políticas internas. Cualquier pago o devolución de recursos a los Usuarios se realiza por fuera de Clara Global, con recursos propios del Cliente y bajo su exclusiva responsabilidad. Clara no interviene, ejecuta, retiene, dispersa ni procesa dichos reembolsos, ni participa en la decisión de aprobarlos o rechazarlos.

7. Intervención de terceros en la prestación del Servicio

Clara podrá utilizar infraestructura, servicios, plataformas y soluciones tecnológicas provistas por Proveedores Tecnológicos y demás terceros para habilitar, alojar, transmitir y operar Clara Global y el Servicio. El Cliente reconoce y acepta que Clara podrá contratar dichos servicios de terceros para la prestación del Servicio, sin que ello requiera autorización adicional del Cliente. El Cliente reconoce y acepta que Clara no será responsable por interrupciones, errores, retrasos, indisponibilidad o fallas atribuibles a dichos terceros.

8. Limitación de responsabilidad

Clara no será responsable por las decisiones de aprobación o rechazo de las Solicitudes de Reembolso, ni por los pagos, reembolsos o devoluciones de recursos que el Cliente realice o deje de realizar a sus Usuarios, ni por cualquier consecuencia fiscal, laboral, administrativa o económica derivada de los gastos reportados por los Usuarios o de los reembolsos efectuados por el Cliente.

La responsabilidad de Clara derivada del Servicio se limitará exclusivamente a daños directos efectivamente acreditados y atribuibles de manera directa a Clara, quedando excluidos, en la máxima medida permitida por la legislación aplicable, cualesquier daños indirectos, incidentales, consecuenciales, lucro cesante, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidades de negocio o daños derivados de actos u omisiones del Cliente, sus Usuarios, los Proveedores Tecnológicos o demás terceros.

9. Información proporcionada por el Cliente

Es obligación del Cliente proporcionar a Clara la información de registro y de identificación que le sea requerida, incluyendo, de manera principal, una dirección de correo electrónico válida y los datos de identificación de la empresa y de sus Usuarios. El Cliente es responsable de garantizar la veracidad, validez y actualidad de dicha información y podrá actualizarla o modificarla en cualquier momento a través de Clara Global.

La información y documentación proporcionada por el Cliente será evaluada por Clara, principalmente, para los siguientes fines:

• •Identificación del Cliente y de los Administradores; y
• •Dar cumplimiento a las disposiciones legales y regulatorias que resulten aplicables a Clara.

Clara podrá requerir al Cliente información o documentación adicional con el fin de identificarlo o verificar su registro. Clara tiene la facultad de negar, suspender, cancelar o bloquear la Cuenta Clara y/o la totalidad o parcialidad del Servicio, sin responsabilidad para Clara, en caso de que el Cliente no atienda dichos requerimientos o incumpla los presentes Términos y Condiciones.

10. Acceso a Clara Global

Para poder acceder al Servicio, es necesario que el Cliente o Administrador inicie sesión dentro de Clara Global utilizando los Medios de Autenticación proporcionados y/o generados durante su proceso de apertura de Cuenta Clara o con posterioridad a este.

11. Medios de Autenticación

El Cliente, así como el Administrador y los Usuarios, deberán generar sus propios Medios de Autenticación para acceder a Clara Global. Los Medios de Autenticación podrán conformarse de contraseñas, one time passwords, números de identificación personal, la conjunción de cualquiera de éstos o cualquier mecanismo que Clara establezca como Medio de Autenticación debido a su nivel de seguridad.

Los Medios de Autenticación son personales e intransferibles y estarán personalmente vinculados con su creador.

Clara se obliga a no almacenar copia de los Medios de Autenticación, salvo que dicha información se encuentre encriptada de manera segura y confidencial, garantizando que ninguna persona, relacionada o ajena a Clara, pueda obtener o conocer dicho mecanismo de acceso, siguiendo las mejores prácticas de la industria y de acuerdo con lo establecido en la Ley.

El Cliente se obliga a asegurar que tanto él como su Administrador y Usuarios cumplan con las siguientes obligaciones:

• •No prestar, ceder o transmitir los Medios de Autenticación a terceros. Para efectos de esta cláusula, se entenderá como tercero a toda persona a la que no se encuentren vinculados dichos Medios de Autenticación.
• •No compartir información relacionada con los Medios de Autenticación.
• •Conservar y resguardar adecuadamente los Medios de Autenticación conforme a su naturaleza, restricciones y especificaciones.
• •Cancelar y generar nuevos Medios de Autenticación cuando se presuma que se han comprometido o extraviado.

El Cliente será responsable del mal uso que hagan tanto él como sus Administradores y/o Usuarios de los Medios de Autenticación.

En todo momento, el Cliente, su Administrador y/o Usuarios son los únicos responsables de mantener en secreto toda información respecto de sus Medios de Autenticación, por lo que es su entera responsabilidad garantizar que se conserven en un lugar seguro y que dicha información no sea revelada a terceros. El Cliente, por medio de su Administrador y/o Usuarios, deberá notificar a Clara, a través de Clara Global, sobre la pérdida o el compromiso de sus Medios de Autenticación.

12. Soporte al Cliente y Reclamaciones

El Cliente podrá contactar al área de Soporte al Cliente a través de los siguientes canales:

Canal de Comunicación — Correo electrónico: [email protected]

El área de Soporte al Cliente podrá comunicarse con el Cliente, con posterioridad a su consulta, para hacerle saber el estado de la misma o dar seguimiento a la petición o ayuda solicitada.

13. Uso y Actividades Prohibidas

El Cliente, los Administradores y/o los Usuarios únicamente podrán utilizar el Servicio para fines lícitos y de conformidad con la legislación aplicable. Clara no autoriza ni consiente el uso del Servicio para actividades ilícitas, fraudulentas o contrarias al orden público.

De manera enunciativa más no limitativa, el Cliente, los Administradores y/o los Usuarios no podrán realizar, directa o indirectamente, cualquiera de las siguientes actividades:

• a.Utilizar el Servicio para realizar, facilitar o encubrir actividades ilícitas, fraudulentas o contrarias a la legislación aplicable.
• b.Registrar Solicitudes de Reembolso o Documentación Soporte utilizando información falsa, incorrecta, alterada, incompleta o que no corresponda a gastos reales relacionados con las actividades del Cliente.
• c.Registrar Solicitudes de Reembolso o Documentación Soporte que no correspondan al Cliente o respecto de las cuales no se cuente con autorización suficiente.
• d.Utilizar el Servicio para fines de fraude, simulación de gastos u operaciones, lavado de dinero, financiamiento al terrorismo o cualquier otra actividad prohibida por la legislación aplicable.
• e.Intentar vulnerar, alterar, interferir o afectar el funcionamiento de Clara Global o del Servicio.
• f.Utilizar el Servicio de manera que pueda generar un riesgo operativo, regulatorio, reputacional o de cumplimiento para Clara o para terceros.
• g.Comercializar, revender, sublicenciar o permitir el acceso no autorizado al Servicio.

En caso de que el Cliente, los Administradores y/o los Usuarios realicen actividades prohibidas, ilícitas o contrarias a los presentes Términos y Condiciones, el Cliente se obliga a sacar en paz y a salvo a Clara de cualquier reclamación, daño, multa, sanción, procedimiento, contingencia, investigación o proceso judicial o administrativo derivado de dichas actividades.

14. Aviso de Privacidad

Para efectos de regular el uso y tratamiento de los datos e información proporcionada por el Cliente, sus Administradores y Usuarios, Clara pone a su disposición el Aviso de Privacidad en la página web de Clara Global.

El Cliente deberá leer y consentir el Aviso de Privacidad previo a acceder o utilizar Clara Global.

El acceso y/o uso de Clara Global supone la total aceptación del Aviso de Privacidad por parte del Cliente.

15. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

El Cliente, sus Administradores y Usuarios reconocen y autorizan expresamente que Clara, en su carácter de responsable, recabe y trate los datos personales que proporcionen a través de Clara Global con la finalidad de prestar, administrar, operar y dar seguimiento al Servicio de gestión de Solicitudes de Reembolso, identificar a los Usuarios, dar cumplimiento a las obligaciones legales, regulatorias y contractuales aplicables, y las demás finalidades previstas en el Aviso de Privacidad.

Los datos personales serán tratados conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, así como conforme al Aviso de Privacidad disponible en la página web de Clara Global.

El Cliente se obliga a obtener, de sus Administradores y Usuarios, las autorizaciones y consentimientos necesarios para que sus datos personales puedan ser tratados y, en su caso, transferidos a Clara conforme al Aviso de Privacidad, y manifiesta contar con facultades suficientes para proporcionar dichos datos a Clara.

El titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (Derechos ARCO), así como revocar el consentimiento otorgado y limitar el uso o divulgación de sus datos, conforme a los procedimientos establecidos en el Aviso de Privacidad.

El acceso y/o uso de Clara Global supone la aceptación del Aviso de Privacidad y de la presente autorización para el tratamiento de datos personales.

16. Mantenimiento de Clara Global

Clara podrá realizar actividades de mantenimiento a Clara Global. El Cliente acepta y reconoce que, durante el tiempo que duren dichas actividades, el uso de Clara Global puede verse afectado. Clara no será responsable de la interrupción del Servicio con motivo del mantenimiento de la plataforma; sin embargo, Clara buscará realizar las actividades de mantenimiento en horarios que afecten lo menos posible la operación del Servicio.

17. Caso Fortuito y Fuerza Mayor

Clara no será responsable por la falta de disponibilidad, acceso o funcionamiento de Clara Global o del Servicio, ni por los daños, perjuicios o cualquier otra afectación que pudiera sufrir el Cliente, cuando dichas circunstancias deriven de causas ajenas al control razonable de Clara, incluyendo de manera enunciativa más no limitativa:

• a.Fallas, interrupciones o deficiencias en la conexión de redes de telecomunicaciones, servicios de internet o servicios de datos utilizados por el Cliente, Administradores y/o Usuarios.
• b.Fallas generalizadas o interrupciones en redes de telecomunicaciones, infraestructura tecnológica o servicios de datos dentro de la República Mexicana o en la zona geográfica en la que se encuentren el Cliente, Administradores y/o Usuarios.
• c.Fallas, indisponibilidad, mantenimiento, interrupciones o errores en los sistemas, plataformas o servicios de los Proveedores Tecnológicos o de terceros involucrados en la operación de Clara Global.
• d.Pérdida, alteración o envío incorrecto de información derivado de negligencia, error, descuido o uso indebido por parte del Cliente, Administradores y/o Usuarios.
• e.Actos de autoridad, cambios regulatorios, contingencias tecnológicas, ciberataques, eventos de seguridad informática, caso fortuito, fuerza mayor o cualquier otra causa ajena a la voluntad y control razonable de Clara o cuya ejecución dependa total o parcialmente de terceros.

18. Servicios en fase de prueba

Clara podrá ofrecer servicios en una versión o modalidad de prueba. En caso de que el Cliente acepte recibir servicios en prueba, acepta y reconoce que Clara no es responsable por los fallos o errores que presenten dichos servicios.

19. Requisitos de compatibilidad

El Cliente, los Administradores y/o Usuarios serán los únicos responsables de utilizar dispositivos compatibles con Clara Global y que cumplan con los requisitos técnicos para hacer uso de ella, así como de contar con los navegadores o programas que, en su caso, se necesiten para su ejecución y correcto funcionamiento.

Clara no es responsable de las fallas que presente Clara Global por motivo de la incompatibilidad de los dispositivos o del software que utilicen los Administradores y/o Usuarios.

20. Acceso a Internet

Para utilizar el Servicio prestado por Clara, será necesario que el Cliente, Administradores y/o Usuarios tengan acceso a internet. Todos los gastos relacionados con el acceso a internet deberán ser cubiertos por el Cliente.

Clara no es responsable de las fallas que presente Clara Global por motivo de fallas de la conexión, falta de velocidad o cualquier otra causa relacionada con el servicio de internet contratado por el Cliente, Administradores y/o Usuarios.

21. Modificaciones a los Términos y Condiciones

Clara tiene la facultad de modificar los Términos y Condiciones en cualquier momento. Clara notificará al Cliente, Administrador y/o Usuario sobre las modificaciones realizadas para que, en su caso, otorgue su consentimiento. La continuidad en el uso de Clara Global después de haber notificado al Cliente la modificación supone la aceptación de los mismos por parte del Cliente.

Se entenderá que el Cliente y/o Usuario ha aceptado las modificaciones a los Términos y Condiciones cuando acceda y/o haga uso de Clara Global, la descargue en cualquiera de sus dispositivos o acceda a la Página Web.

22. Vigencia

Los Términos y Condiciones tendrán una vigencia indefinida y serán aplicables al Cliente, los Administradores y/o Usuarios mientras hagan uso de Clara Global.

23. Cancelación o eliminación de la cuenta

El Cliente podrá solicitar la cancelación o eliminación de su Cuenta Clara en cualquier momento a través de los canales de Soporte al Cliente. Dicha solicitud será atendida por Clara dentro de un plazo razonable. Clara podrá conservar la información asociada a la Cuenta durante el tiempo que resulte necesario para cumplir con las obligaciones legales aplicables y conforme a lo previsto en el Aviso de Privacidad. La cancelación o eliminación de la Cuenta no exime al Cliente de las obligaciones contraídas con anterioridad.

24. Competencia

El Cliente y Clara aceptan someterse a la competencia de los tribunales de la Ciudad de México para conocer sobre cualquier controversia o conflicto que surja con motivo de la aplicación o interpretación de los presentes Términos y Condiciones. El Cliente y Clara renuncian a cualquier otra jurisdicción o competencia que pudiera aplicarse por razón de su domicilio presente o futuro.

25. Leyes Aplicables

Para la aplicación e interpretación de los presentes Términos y Condiciones se estará a lo dispuesto por las leyes de la Ciudad de México y por las Leyes Federales que, en su caso, apliquen.