Territorialidad: el gasto sigue a la fuente de la renta
En Panamá, «¿este gasto es deducible?» no se contesta sola: antes hay que contestar a qué renta está vinculado. El artículo 697 del Código Fiscal, en la redacción de la Ley 8 de 2010, define los deducibles como los «ocasionados en la producción de la renta y en la conservación de su fuente», y excluye los «generados o provocados en negocios, industrias, profesiones, actividades o inversiones cuya renta sea de fuente extranjera o exenta».
Una sede regional que factura al exterior y también al mercado local tiene renta gravable, exenta y de fuente extranjera en el mismo estado de resultados. El artículo 695 lo mira desde la base imponible: la renta gravable resulta de restar de la renta bruta «los ingresos de fuente extranjera, los ingresos exentos y/o no gravables, así como los costos, gastos y erogaciones deducibles».
El literal e del Parágrafo 1 del artículo 694 trae la regla que importa en una operación multipaís: quien desarrolle operaciones fuera del país requeridas para generar renta declarada en Panamá no retiene por los bienes y servicios «que se financien, contraten o ejecuten totalmente fuera del territorio nacional». La palabra que hace el trabajo es «totalmente».
La fórmula que decide cuánto deduces: MCGD
Acá está el dato que casi ningún texto sobre gastos deducibles en Panamá pone a la vista. El Parágrafo 4 del artículo 697 pide atribuir cada gasto a la renta que corresponde, «fehacientemente a satisfacción de la Dirección General de Ingresos», y fija un techo: «los costos y gastos deducibles no podrán exceder la proporción que resulte de dividir los ingresos gravables respecto al total de ingresos incluyendo los exentos y de fuente extranjera».
| Sigla | Qué es, según la norma | Qué mira finanzas |
|---|---|---|
| MCGD | Máximo de Costos y Gastos Deducibles | El techo: lo máximo deducible, no lo que deduces. |
| IG | Ingresos Gravables | La facturación que genera renta de fuente panameña. |
| IT | Ingresos Totales: gravables, exentos y de fuente extranjera | Todo lo que entró. En una sede que factura al exterior, bastante más que IG. |
| CGT | Costos y gastos totales del contribuyente | Incluye el gasto de viaje de todo el equipo. |
| IG / IT | El cociente que multiplica a CGT | La proporción del gasto que sobrevive. |
El Parágrafo 4 exceptúa algunas partidas —cuentas incobrables, donaciones al Estado, impuesto de Aviso de Operación—, deducibles de forma directa; el gasto de viaje no está entre ellas. El reglamento replica la fórmula en su artículo 19.
Atribuye cada gasto a su renta
Es la primera obligación, y es documental. Un itinerario, la agenda de la visita y el nombre del cliente al que se fue a ver pesan más que la categoría contable del gasto.
Calcula el cociente, aplica el techo y guarda el cálculo
IG sobre IT, multiplicado por los costos y gastos totales, da el MCGD; cuando la deducción atribuida lo supera, manda el techo. Un número sin el detalle que lo produce es imposible de defender dos años después.
Gastos de transporte, alimentación y hospedaje: lo que la norma sí regula
Si buscaste «viáticos deducibles Panamá» y no encontraste la norma, no es culpa tuya: no existe con ese nombre. El reglamento del impuesto sobre la renta —el Decreto Ejecutivo 170 de 1993, que la propia DGI lista como vigente— titula su artículo 38 «Gastos de transporte, alimentación y hospedaje». «Viáticos» es vocabulario del sector público.
El artículo 38 abre así: «Es deducible para el empleador el importe de los gastos de transporte, alimentación y hospedaje que se efectúen dentro y fuera del país, siempre y cuando sean necesarios para la producción de la renta gravable o la conservación de su fuente y guarden proporción con la naturaleza de la actividad que desarrolla el contribuyente». De ahí salen tres reglas.
- Dentro y fuera del país. El hotel en Bogotá de tu gerente regional no es menos deducible que el taxi en Ciudad de Panamá: decide el vínculo con la renta gravable panameña, no dónde se pagó.
- Necesario y proporcional. Además de necesario, el gasto tiene que guardar proporción con la naturaleza de la actividad: un estándar de razonabilidad, sin cifras.
- El traslado casa–oficina no es deducible. El último párrafo excluye «el gasto de transporte del contribuyente desde su domicilio a su oficina o lugar de trabajo y viceversa».
Lo que el artículo 38 no tiene es un número: no fija monto diario, tarifa por kilómetro ni tope, y ninguna otra disposición del reglamento lo hace. Una tabla de montos de viático panameño es del sector público o no tiene respaldo.
El mismo artículo cierra con una frase que conviene leer completa, porque cambia quién deduce: «De igual forma, el trabajador podrá deducir tales gastos cuando no se requiera rendición de cuentas en forma alguna». Es decir: la deducción sigue existiendo, pero se desplaza al trabajador cuando la empresa entrega la partida sin pedir rendición. Qué conviene en tu caso es una decisión de tu asesor, no de esta guía.
No lo confundas con los gastos de representación, que el artículo 40 regula aparte: son los de «un empleado de nivel gerencial o de confianza», no pueden exceder el cien por ciento del salario y se deducen cuando se pagan «como remuneración adicional al sueldo». Partida de planilla, no reembolso contra factura.
La factura: sin ella, el gasto no se deduce
El requisito documental tiene dos capas. El artículo 19 del reglamento pide el documento: «para ser deducible el gasto debe haber sido efectivamente realizado o causado y estar debidamente documentado mediante factura o documento equivalente legalmente emitido».
La segunda capa es qué tiene que decir ese documento. La Ley 256 del 26 de noviembre de 2021 reescribió el artículo 11 de la Ley 76 de 1976: la factura es obligatoria «para acreditar toda operación relativa a transferencia, venta de bienes y prestación de servicios por parte de las personas residentes en el territorio panameño», y su Parágrafo 1 fija el contenido mínimo.
| Numeral | Qué exige la norma | Por qué importa en una rendición |
|---|---|---|
| 1 a 4 | Denominación del documento, numeración única por punto de facturación, registro del equipo fiscal, y razón social, RUC y Dígito Verificador del emisor | Identifican el documento y al proveedor. |
| 5 | El nombre y la identificación del receptor, incluyendo cédula, pasaporte o Registro Único de Contribuyente y Dígito Verificador | El fundamento de «la factura a nombre de la empresa». No sale del artículo 700, como suele repetirse. |
| 6 a 10 | Fecha de emisión, descripción de la operación con cantidad y monto, desglose del ITBMS y demás impuestos, valor total, forma de pago y ajustes | Permiten atribuir el gasto a la renta correcta y separar el impuesto. |
Si el colaborador perdió la factura, el artículo 22 contesta y no como uno querría: el gasto «no podrá deducirse». Deja una rendija —vale si el contribuyente «lo comprueba a satisfacción de la Dirección General de Ingresos»—, pero la carga de la prueba pasa a tu empresa.
Si tienes Licencia SEM: la tarifa del 5 % y la deducción de remuneraciones
El régimen de Sede de Empresa Multinacional acumula desinformación por una razón concreta: el archivo de la Ley 41 de 2007 que se consigue con más facilidad es el texto original, no consolidado, y dice que la SEM está «exenta del pago de Impuesto sobre la Renta de la República de Panamá». Eso dejó de ser cierto. El artículo 5 de la Ley 57 de 2018 reemplazó ese artículo 21: hoy las empresas con Licencia SEM «deberán pagar el impuesto sobre la renta… sobre la renta neta gravable derivada de los servicios prestados a una tarifa del 5 %».
En el mismo artículo hay una frase que cambia el cálculo de una sede con gente contratada bajo regímenes distintos: la SEM «podrá incluir dentro de sus gastos deducibles los gastos incurridos en concepto de remuneraciones laborales de todos sus empleados», y esa deducción «procederá aun cuando el trabajador receptor del salario esté exento del impuesto sobre la renta».
El artículo 21-C exime a la SEM del uso de equipos fiscales, pero la obliga a «documentar sus actividades a través de facturas o documentos equivalentes»: la exención es del aparato, no del comprobante. El respaldo general es el propio artículo 21, que remite «de conformidad con las disposiciones del Código Fiscal»; el artículo 10 de esa ley remite al Código Fiscal y al Decreto Ejecutivo 170 de 1993 solo para las ganancias de capital en la transferencia de acciones.
Cómo se opera esto todos los meses
Nada de esto se resuelve en el cierre del año fiscal, sino cuando alguien saca la foto del comprobante. Ahí se deciden dos cosas: que el colaborador lleve encima el RUC de la empresa, porque si no el hotel factura a su nombre y ya no respalda el gasto; y que el propósito del viaje quede escrito junto al importe.